6 tipů pro volbu docházkového systému
organizace. Doba, kdy byla docházková agenda složitě tvořena tužkou na papíře, už minula. Moderní
technologie umožnily vývoj inteligentních docházkových systémů, které firmám šetří čas i náklady na
zaměstnance. Hlavní idea tohoto dokumentu je poradit vám, co by kvalitní systémy pro evidenci docházky
měly obsahovat a na co se zaměřit při jejich výběru.
Povinnost docházkového systému?
Povinnost evidence pracovní dobu zaměstnanců je tuzemským podnikům přikazována zákonem. Zaměstnanec
má navíc právo do vlastní evidence docházky mít přístup. Právě proto by firmy měly dbát
na přehlednost tvorby docházky pracovníků.
Díky detailní kontrole nad příchody a odchody zaměstnanců je možné získat kompletní přehled nad
jejich pohybem a také snížit mzdové náklady a zlepšit celkové řízení firmy včetně plánování
dovolených.
1.Volba docházkové čtečky
Základem docházkových systémů jsou čtečky, které představují moderní obdobu tradičních píchaček.
V tuzemských podnicích jsou využívány tři typy čteček pro evidenci docházky, a to čtečky na magnetické
karty, na čipy a na otisky prstů. Technologie magnetických karet je v současné době na ústupu.
Magnetický proužek je totiž náchylný k otěru a karta se zaměstnancům láme, proto je nutná častá výměna.
Navíc může docházet k záměně zaměstnanců, kteří si mohou karty snadno půjčovat. To platí i
v případě čipů. Riziko záměny zcela eliminují čtečky na otisky prstů.
„V letošním roce registrujeme vysoký nárůst zájmu po biometrických čtečkách, které
představují nejefektivnější řešení. Identifikace je rychlá a pohodlná, protože zaměstnanci
nemusejí nosit identifikační karty a čipy,“
„Trendem budoucnosti jsou biometrické čtečky rozpoznávající obličeje. Ty jsou však
dosud velmi nákladné,“
2. Praktická evidence docházky
Docházkové systémy jsou praktickým pomocníkem při řízení firmy. Na základě přihlašování a odhlašování
zaměstnanců prostřednictvím čteček systém tvoří přehlednou evidenci docházky. Program
automaticky počítá odpracovanou dobu, přesčasy, příplatky za víkendy, noční služby a svátky.
Zároveň by měl umět automaticky ořezávat pracovní dobu zaměstnance nebo pořizovat evidenci
práce na jednotlivých zakázkách.
K evidenci práce a vyhodnocení jednotlivých zakázek používáme propojení docházkového sytému se
systémem řízení – Worklflow 1.1.
Workflow software
Workflow systém je tvořen čtyřmi složkami:
• Úlohy – aktivity, které musí být provedeny pro dosažení podnikových cílů
• Lidé – vykonávají úlohy
• Nástroje – aplikace umožňující vykonání úloh
• Údaje – dva typy: věcné údaje a údaje o procesu; dokumenty, databáze, zprávy atd.
Zpět k docházce..
Docházkové systémy rovněž umožňují tvorbu měsíčních výkazů práce, které mohou zaměstnavatelé
snadno upravovat. Samozřejmostí by mělo být zadávání absencí, uznávání přesčasů nebo povolení
ručních oprav vypočtených hodnot. V rámci měsíčních výkazů práce je výhodou možnost navolení
srážek či příplatků a zapisování poznámek u každého pracovníka zvlášť. Při výběru docházkového systému
zjistěte, zda program dovoluje nastavit přístupová práva pro více uživatelů, aby jednotliví zaměstnanci
mohli nahlížet do svých výkazů práce. Dalším aspektem je nastavení pracovních směn pro
jednotlivá oddělení ve vašem podniku. Například skupina dělníků má jiné nastavení parametrů
docházky než pracovníci v kanceláři.
3. Pohodlné plánování služeb
Složité a nervy drásající plánování služeb s tužkou a gumou v ruce nahradily moderní programy. Programy
umožňují na základě provozních podmínek firmy jednoduše nadefinovat pracovní skupiny a jednotlivé
směny. Na základě zvolených kritérií jsou následně automaticky generovány plány služeb, které
přirozeně zohledňují časy a délky směn, přestávky či dělení příplatků. Zvolte si takový docházkový
systém, který dokáže rozplánovat dlouhodobé a měsíční rozpisy služeb. Výhodou je rovněž možnost
přizpůsobit plán služeb jak pro nepřetržité, tak pro směnné provozy.
„Ideální vlastností docházkového systému Qdocházka je možnost
oprávnění pro přístup do administrativní části programu docházky.“
4. Snadná tvorba podkladů pro mzdy
Praktickou funkcí docházkových systémů je export sebraných dat přímo do mzdových programů. Výměra
platu pro jednotlivé zaměstnance je díky propojení programů jednoduchá a rychlá. Veškeré informace
o odpracované době, přesčasech, práci o svátcích či v noci jsou evidovány a následně automaticky
převedeny do programů pro výpočet mezd. Podniky by proto při volbě docházkového systému
měly zohlednit, zda je zvolený systém kompatibilní se mzdovým programem, který je v daném
firmě používán. Menší podniky, které nevyužívají specializované programy, zase ocení možnost
exportu dat do aplikací Word nebo Excel.
„Celý systém docházky jsme schopni implementovat do vnitropodnikových aplikací“
„Systém Qdocházka může fungovat plně online i offline“
„Používáme na databázi robustní a kvalitní řešení MS SQL“
„Dbejte na možnost systému být plně ONLINE – chtějte mít vždy aktuální data“
5. Zabezpečení přístupu do podniku
Podniky, které jsou nuceny chránit drahé přístroje a vybavení nebo ukládají citlivé informace, mohou
zvážit rozšíření docházkových systémů o přístupové terminály. Přístupové terminály totiž účinně nahrazují
klíče. Vstup do místnosti je možný pouze na základě identifikace prostřednictvím otisku prstu
nebo čipu (doporučujeme otisk prstu – propojený s kamerovým systémem). Díky přístupovému systému
je možné jednoduše povolit vstup pouze vybrané skupině osob nebo monitorovat pohyb zaměstnanců
v rámci areálu firmy.
„Díky napojení docházkové systému do vnitrofiremní sítě lze dosáhnout efektivního
dohledu přístupů.“
„Celý systém umožňuje nejvyšší možnost kontroly se zachováním rychlosti přístupu.“
„Podniky volí přístupové systémy především kvůli zajištění bezpečnosti. U mnohých podniků
nebo zdravotnických zařízení hraje důležitou roli také pohodlí. Díky terminálům nemusí
zaměstnanci nosit klíče a přístup do chráněného prostoru je daleko rychlejší,“